Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur (KSeF) - nowy standard rozliczeń
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma informatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formacie XML zgodnym z ustalonym schematem.
Od 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorstw w Polsce. System ten powstał w celu zwiększenia transparentności w obrocie gospodarczym, uproszczenia rozliczeń podatkowych oraz automatyzacji procesów fakturowania.
Dlaczego to ważne?
Przejście na KSeF wymaga nie tylko dostosowania systemów księgowych, ale także przemyślanej organizacji wewnętrznych procesów biznesowych.
KSeF w praktyce – wyzwania i korzyści:
Poznaj korzyści oraz wyzwania jakie niesie wdrożenie KseF.
Obowiązek dostosowania systemów IT
Wszystkie faktury muszą być generowane i przesyłane w formacie ustrukturyzowanym xml.
Natychmiastowa wysyłka i odbiór faktur przez KSeF
Koniec z mailami i ich załącznikami PDF oraz z drukowaniem faktur.
Jedno miejsce przechowywania faktur
Archiwizacja w systemie MF może oznaczać brak konieczności do samodzielnego magazynowania dokumentów.
Gwarancja legalności
Faktura wystawiona w KSeF jest automatycznie uznawana za oryginalną i zatwierdzoną.
Prostsze rozliczenie z US
Organy podatkowe mają natychmiastowy dostęp do danych łatwiejszą ich weryfikację..
Oszczędność czasu i redukcja błędów
Zautomatyzowany obieg dokumentów zmniejsza ryzyko pomyłek i oszczędza czas pracy zespołu.
Nasze Aplikacje
Zintegruj KSeF z Twoim systemem i skorzystaj z kompleksowego wsparcia Mix-soft:
Symfonia KSeF
Aplikacja pozwala na automatyczne wystawianie, odbieranie i wysyłkę faktur ustrukturyzowanych z poziomu programów Symfonia Finanse i Księgowość i eDokumenty oraz Handel. Integracja z KSeF działa w tle, bez potrzeby ręcznego eksportu czy logowania do zewnętrznych portali.
SaldeoSMART KSeF
Umożliwia bezpośrednią wysyłkę i odbiór faktur przez KSeF, zarówno dla dokumentów sprzedażowych, jak i kosztowych. Automatyzuje pracę biur rachunkowych i firm, umożliwiając masowe operacje oraz monitorowanie statusów faktur.
enova365 KSeF
enova365 posiada wbudowany moduł integracji z KSeF, dostępny w różnych wariantach w zależności od potrzeb firmy. System zapewnia pełną kontrolę nad statusem faktur i pozwala zautomatyzować cały proces ich obiegu w firmie.
Skontaktuj się z nami!
Chcesz wdrożyć KSeF? Porozmawiajmy!
Nasz zespół doradzi, które rozwiązanie będzie najlepsze dla Twojej firmy i pomoże w jego wdrożeniu krok po kroku.
Pytania i Odpowiedzi
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów. Służy do wystawiania, przesyłania i odbierania tzw. faktur ustrukturyzowanych – czyli dokumentów w formacie XML zgodnym ze zdefiniowanym schematem. Głównym celem KSeF jest zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego, poprawa nadzoru skarbowego oraz uproszczenie procesu fakturowania i archiwizacji.
Faktura ustrukturyzowana to plik XML ze ściśle określoną strukturą, możliwy do automatycznego przetworzenia przez systemy finansowo-księgowe. Tradycyjna e-faktura to najczęściej plik PDF, który wymaga ręcznego wprowadzania danych.
Obowiązkowy KSeF wchodzi w życie etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – dla firm z obrotami powyżej 200 mln zł (na podstawie danych z 2024 r.),
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, w tym zwolnionych z VAT,
- od 1 stycznia 2027 r. – dla mikroprzedsiębiorców o miesięcznym obrocie do 10 tys. zł.
Nowelizacja z kwietnia 2025 r. wprowadza m.in.:
- możliwość wystawiania faktur offline,
- wyłączenie z KSeF faktur VAT RR i dla konsumentów,
- brak kar za błędy w okresie przejściowym (do końca 2026 r.),
- możliwość dodawania załączników do faktur,
- wprowadzenie certyfikatów do autoryzacji dokumentów.
Obowiązek dotyczy wszystkich przedsiębiorców posiadających polski NIP, niezależnie od statusu VAT. Zwolnienia obejmują m.in. podatników zagranicznych bez siedziby w Polsce, sprzedaż w procedurze OSS/IOSS, faktury dla konsumentów i rolników ryczałtowych oraz faktury uproszczone.
Tak, również przedsiębiorcy zwolnieni z VAT będą zobowiązani do korzystania z KSeF od 1 kwietnia 2026 r. (lub 1 stycznia 2027 r. w przypadku mikroprzedsiębiorców).
Nie, KSeF dotyczy wyłącznie faktur wystawianych przez przedsiębiorców z polskim NIP. Faktury od kontrahentów zagranicznych nie trafiają do systemu i nie wymagają wprowadzania do KSeF.
Za datę wystawienia uznaje się dzień przesłania faktury do KSeF, nie datę jej utworzenia w systemie do wystawiania faktur.
Dla administracji: lepsza kontrola, szybsze wykrywanie nieprawidłowości, automatyzacja analizy danych.
Dla firm: szybszy zwrot VAT (do 40 dni), brak konieczności archiwizacji, standaryzacja dokumentów, mniej kontroli, sprawniejsza wymiana faktur.
Jeśli firma (czyli podatnik niebędący osobą fizyczną) posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z numerem NIP, może automatycznie uzyskać dostęp do KSeF, bez zgłoszeń do urzędu skarbowego.
W pozostałych przypadkach konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA, w którym należy wskazać osobę fizyczną uprawnioną do działania w imieniu firmy w KSeF. Taka osoba będzie mogła później nadawać dalsze uprawnienia innym użytkownikom.
Można to zrobić za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF, nadając uprawnienia dla całego biura lub konkretnym pracownikom, nawet spoza firmy.
Tak, jeśli dokument zawiera błędy lub został przesłany przez osobę nieuprawnioną. Odrzuconej faktury nie można skorygować ani anulować – należy wystawić nową.
Tak, nabywca może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, o ile ten przyzna mu odpowiednie uprawnienia w systemie.
Tak, struktura FA(3) umożliwia dodanie wielu odbiorców, np. faktora. Każdy wskazany podmiot będzie miał dostęp do dokumentu w KSeF.
Faktury przesłane do KSeF są przechowywane w systemie przez 10 lat, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przedsiębiorca nie musi ich samodzielnie archiwizować.
W razie awarii przedsiębiorca może wystawić fakturę offline i przesłać ją do KSeF po przywróceniu działania systemu. Data wystawienia zostanie zachowana.