Czym jest Krajowy system e-Faktur (KSeF)?
1 lipca 2024 r. przedsiębiorcy zmierzą się ze zmianą sposobu fakturowania i obowiązkiem stosowania Krajowego Systemu E-Faktur.
Dla wielu firm, wejście w życie KSeF będzie prawdziwą rewolucją.
Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF jest to centralny system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów umożliwiający wystawianie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych h w formacie xml.
Wprowadzenie KSeF będzie miało wpływ na wszystkie podmioty gospodarcze w kraju – od dużych korporacji, przez średnie i małe przedsiębiorstwa, aż do jednoosobowych działalności gospodarczych.
Jakie korzyści odniosą firmy korzystając z KSeF?
- Przyśpieszenie zwrotu podatku VAT (do 40 dni!)
- Bezpieczeństwo dokumentów. Faktura przechowywana w systemie, nie ulegnie tym samym zniszczeniu czy zaginięciu. Nie będzie potrzeby wystawiania duplikatu i odbiorca faktury zawsze będzie miał do niej dostęp.
- Standaryzacja wzoru faktury uprości wzajemne rozliczenia oraz księgowania. Klienci używający Obiegu dokumentów Symfonia, czy Saldeo nie będą mieli problemów z prawidłowym odczytem faktur w systemie.
- Zniknie konieczność przechowywania faktur, gdyż będą one dostępne w systemie KSeF przez 10 lat.
- Wprowadzenie Systemu KseF wyeliminuje konieczność wysyłki na żądanie organów podatkowych plików JPK_FA, gdyż niezbędne dane dostępne będą w KSeF.
Jak przygotować się do KSeF?
Przygotowanie do KSeF może być wyzwaniem, ale z odpowiednimi krokami, można je ułatwić:
- Wyznacz osobę odpowiedzialną: Wybierz osobę, która będzie nadzorować wdrożenie KSeF i przeanalizuj obecne procesy fakturowania w firmie. Czy są one efektywne? Czy wymagają dostosowania przed wdrożeniem KSeF? Ustal podział obowiązków i uprawnień pracowników, którzy będą obsługiwali KSeF.
- Zapewnij dostęp do KSeF: Jeśli firma ma elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z numerem NIP, może korzystać z KSeF na podstawie uprawnień właścicielskich. W przeciwnym przypadku, konieczne będzie złożenie dokumentu ZAW-FA i wskazanie osoby fizycznej, która będzie uprawniona do korzystania z systemu w imieniu spółki. Jeśli firma jeszcze nie ma dostępu do KSeF, zgłoś odpowiednie osoby do obsługi systemu.
- Zainwestuj w odpowiednie oprogramowanie: Symfonia KSeF to idealne rozwiązanie do zarządzania dokumentami elektronicznymi, w tym fakturami ustrukturyzowanymi. To uniwersalne narzędzie, które umożliwia wystawianie, wysyłanie i pobieranie e-faktur z ministerialnego KSeF, niezależnie od używanego oprogramowania handlowego czy księgowego. Symfonia KSeF konwertuje faktury, autoryzuje użytkowników, przechowuje dane i współpracuje z innymi systemami handlowymi.
Wprowadzenie KSeF to krok w stronę bardziej efektywnego i bezpiecznego sposobu fakturowania oraz archiwizacji dokumentów. Dlatego warto już teraz przygotować się do tych zmian, aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji po 1 lipca 2024 roku. Symfonia KSeF to narzędzie, które może ułatwić proces adaptacji do nowych przepisów i przynieść liczne korzyści dla Twojej firmy
Więcej na temat rozwiązania Symfonia KSeF
Zasada działania i wymiany danych aplikacji Symfonia KSeF do obsługi faktur ustrukturyzowanych:
4. Kolejny krok to znajdź partnera, który Cię wesprze i przeprowadzi przez proces wejścia w KSeF!
Autor: Iwona Mamos , Mix-soft