Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) – Czym jest? Czy jest obligatoryjna?
01 stycznia 2022 roku został wprowadzony w Polsce system elektronicznego wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) z użyciem platformy KSeF (Krajowy System e-Faktur).
Faktura ustrukturyzowana ma formę faktury elektronicznej zawierającej ściśle określone przez regulacje informacje, wygląd oraz format np. xml, który pozwoli na automatyczny odczyt i przetworzenie danych, które zostały zawarte w dokumencie. Obowiązek stosowania faktury ustrukturyzowanej jest rozważany na drugi kwartał 2023 roku.
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, którego zadaniem jest otrzymanie i przechowywanie faktur w postaci faktur ustrukturyzowanych wygenerowanych uprzednio w programie do fakturowania w odpowiednim formacie xml. Wprowadzenie danych do faktury podlega weryfikacji poprzez system KSeF pod kątem zgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. System odpowiednio oznacza dokument – przydziela jej indywidualny numer identyfikujący, co pozwoli organom podatkowym zwiększyć możliwość weryfikacji dokumentu, jego analizy i kontroli.
Co zyska przedsiębiorca dzięki KSeF?
- Przyśpieszenie zwrotu podatku VAT (do 40 dni)
- Bezpieczeństwo dokumentów. Faktura przechowywana w systemie, nie ulegnie tym samym zniszczeniu czy zaginięciu. Nie będzie potrzeby wystawiania duplikatu i odbiorca faktury zawsze będzie miał do niej dostęp.
- Standaryzacja wzoru faktury uprości wzajemne rozliczenia oraz księgowania. Klienci korzystający z Symfonia Obieg dokumentów , czy z Obiegu dokumentów SaldeoSMART nie będą mieli problemów z prawidłowym odczytem faktur w systemie.
- Zniknie konieczność przechowywania faktur, gdyż będą one dostępne w systemie KSeF przez 10 lat.
- Wprowadzenie Systemu KseF wyeliminuje konieczność wysyłki na żądanie organów podatkowych plików JPK_FA, gdyż niezbędne dane dostępne będą w KSeF.
Uwierzytelnienie użytkownika w systemie KSeF
Istotne jest aby podczas wysyłania faktur oraz ich odbioru użytkownik Krajowego Systemu e-Faktur został odpowiednio uwierzytelniony. Wśród proponowanych metod uwierzytelniania jest: Profil Zaufany, Podpis Kwalifikowany, Podpis Kwalifikowany bez numeru PESEL bądź NIP, Pieczęć Kwalifikowana, Token autoryzacyjny (unikalny i właściwie wygenerowany, przypisany do podatnika lub podmiotu, który został do tego uprawniony).
Jak Symfonia jest przygotowana do wysyłania i odbioru e-Faktur ustrukturyzowanych?
W czerwcu 2022 zostanie wydana aplikacja Symfonia KSeF współpracująca Krajowym System e-Faktur (KSeF )Ministerstwa Finansów oraz oprogramowaniem Symfonia Handel, Symfonia e-biuro, Symfonia Finanse i Księgowość, Symfonia Obieg Dokumentów.
Zasada działania aplikacji do obsługi faktur ustrukturyzowanych:
- Faktura wystawiona w programie Symfonia Handel i przesłana do Symfonia KSeF, zostanie skonwertowana do formatu xml. Następnie zostanie wysłana do Systemu KseF Ministerstwa Finansów ( KSeF gov). Symfonia KSeF może współpracować poprzez API z innymi programami do wystawiania faktur.
- System KSeF Ministerstwa Finansów zweryfikuje podmiot przesyłający plik wraz z dokumentem oraz po pomyślnie przeprowadzonej weryfikacji (zgodności dokumentu ze schemą) nada i zwróci unikatowy numer identyfikujący e-Fakturę. Przesłane zostanie UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru dokumentu.
- Symfonia KSeF pobierze UPO oraz unikatowy numer identyfikujący e-Fakturę ustrukturyzowaną.
- W programie Symfonia Handel będą widoczne statusy e-Faktur ustrukturyzowanych ( wysłane /niewysłane), numer identyfikacyjny KseF, niezbędny do wystawienia korekty.
- Faktury kosztowe będą zaczytywane do Symfonia KSeF z Systemu KSeF Ministerstwa Finansów a następnie importowane do programu Symfonia Finanse i Księgowość , Symfonia e-biuro czy Symfonia Obieg Dokumentów.
- System KSeF Ministerstwa Finansów nie powiadamia odbiorcy o konieczności pobrania faktury. Symfonia korzystając z doświadczeń e-faktur w serwisie międzyfirmami.pl będzie takie powiadomienia wysyłać drogą e-mail.
Autor: Mix-soft